会议及活动表格
会议服务申请
需要填写完整的会议申请表. 非住宅会议全年开放申请. 申请于10月15日至2024年4月1日开放，适用于住宿会议和营地. 返回的组织在10月15日至11月15日有一个优先申请窗口.
夏季住宅2025会议和营地申请10月15日开幕
赞助
根据大学政策, 所有非新大团体在校内举办的活动必须由适当的部门赞助, 教员或主任. 因为会议事务厅不能为团体征求赞助者, 会议组织者必须联系可能的赞助商，并向会议服务主任办公室申请赞助申请. 赞助不涉及赞助方的任何金钱义务, 它也不能保证会议可以预定. 填妥后，请将填妥的表格交回 ocs@23288873.com
保护未成年人
新大欢迎许多学生, 员工, 每天都有访客来到校园，并寻求保持一个邀请, 为在校园或参加新大主办的活动的人提供安全的环境. In 2012, 德克萨斯州通过了一项立法，要求校园未成年人项目的员工参加一个培训和考试项目，以解决性虐待和猥亵儿童的警告信号. 如需详细资料，请浏览 新大风险管理的未成年人保护网站. 填妥的表格应送交双方 riskmanagement@23288873.com 和 ocs@23288873.com.
会议组织者手册
会议和活动事务处编制了一份有用的规划和资源手册，供会议组织者使用. 本手册包括规则、指导方针、重要问题和常见问题.
2024年会议组织者手册 - 2025年会议组织者手册于12月15日发布
保险证明书
新大要求所有希望举办特殊活动的第三方供应商和承包商提供保险证明, 校园夏令营或会议. 第三方有责任取得保险证明(如.e. 保险证书)，并在这一过程的早期提交给会议事务厅, 但不得迟于活动开始前21天. 在活动组织过程中，应尽早咨询新大风险管理办公室，以澄清任何与保险相关的问题. 你可以发邮件给风险管理办公室，地址是 riskmanagement@23288873.com 或致电214-768-2083. 填妥的证书应送交双方 riskmanagement@23288873.com 和 ocs@23288873.com.
免责声明和医疗表格
根据大学的政策, 所有会议来宾（包括工作人员）, 顾问, 参与者, 等.)，既不是新大的雇员，也不是新大的学生，必须在报到时向OCS提交一份签署的免责声明表. 18岁以下的参加者必须提交一份签署的“医疗免责声明”表格, 哪些必须在OCS和健康中心存档. 会议组织者有责任在报到前向与会者分发和收集所有必要的责任书和医疗表格，并在报到前将其交给CA. 缺少这些项目的参与者将被要求离开校园，直到OCS收到适当的表格.
统一/应急/疏散计划
不迟于会议开始日期前10天提交一份所有与会者的名单, 将向风险管理厅和会议事务厅提供工作人员和教练. 花名册应包括与会者的姓名及其紧急联系信息，对于直接监督参加会议/营地或活动的未成年人的非smu成年人，以及参与该计划的所有未成年人的父母/监护人紧急联系人的花名册. 在紧急情况中断未成年人参加的项目/活动时，未成年人与其父母/监护人团聚的计划应不迟于营地/会议或活动第一天的21天前提供. 会议组织者可以使用他们选择的任何格式的统一计划，只要它有所有必要的信息. 计划应通过电子邮件发送至 ocs@23288873.com.
由外部供应商拍摄和摄影
外部制作公司提出的要求, 摄影师, 电影制作人, 以及其他在新大校园内拍摄和摄影活动的人员都是通过新大营销和传播部门安排和协调的. 这包括校园场地、建筑（外部和内部）、天线、肖像和活动.
新大至少要求 提前四周通知 用于电影/视频项目和 提前两周通知 对于静态摄影项目，以确保许可，保险和合同. 最终版式的副本, 可能需要脚本或故事板, 并且在签订合同协议书之前必须获得批准. 所有校园体育相关事件的拍摄和摄影必须遵守NCAA规定. 如果需要，市场营销和传播部门可以提供细节.
外部供应商对大学及其设施的所有拍摄和摄影, 包括那些希望代表他们与大学合作完成的任何工作的人, 是否须经新大市场及传讯部批准才可使用. 完成的影片和照片不得出售给其他方. 所有影片和照片均受大学制定的版权条款的约束. 许可被授予特定的一次性使用，未经新大营销和传播部门批准，不得转让进一步使用-印刷或电子.
如需了解更多要求，请访问营销与传播网站 申请使用新大校园拍摄
相关的程序
估算及保证表格
估算和担保表格将在合同规定的日期或之前到期.